过于低效？5成以上开发者觉得开会是在浪费时间

【编者按】多年来，科技界的从业者普遍对会议感到厌倦，调查显示32% 的人认为会议没必要。Shopify 取消了所有三人以上的会议，节省了322，000个员工工时。会议浪费时间、糟糕的会议造成负面影响，但会议对协作、决策和知识分享有价值。优化会议策略包括精选参与者、明确议程、控制会议时间，使用合适的工具替代部分会议，可以提高工作效率。

多年来，科技界的从业者普遍对会议早已感到厌倦。据 SurveyMonkey 的研究，有32% 的人认为参加的会议完全没有必要，完全可以通过发一封邮件来解决。有时候，我们自己都不知道为什么要参加一个十几个人的会议。会议刚刚结束，我们只剩下几分钟的空闲时间，就要进入下一场会议。

今年初，Shopify 为缓解员工的会议压力，采取了大胆的方案。他们全面取消了所有三人以上的会议，涉及大约12，000次的日程安排和活动，相当于节省了322，000个员工工时。这看起来可能有些混乱和激进吗?然而，正如Shopify的首席运营官兼产品副总裁 Kaz Nejatian 在给员工发出的邮件中所说:“我们过去也曾经采取过大胆且可能带来混乱的措施，但我们总是以更快的速度获得回报，例如更快的交付、做出出色的决策、获取成果和影响力。没有人选择加入 Shopify 是为了参加会议。”

选择某个公司的主要原因可能是因为想要开发软件，而不是因为想要参加会议。无论你在哪个行业工作，会议似乎都是不可或缺的一部分，而且随着职级的提升，可能需要参加的会议越多。

在这篇文章中，我们将探讨会议对生产力的影响，重新思考我们为何需要会议，以及如何改进会议质量（或是完全避免它们）。

三分之一的会议是不必要的

会议期间，我们往往不能同时进行其他工作，比如编写代码、调试程序或设计新功能（毕竟人类并非擅长多任务并行）。因此，如果我们需要占用同事的时间，那么这段时间就应该被有效利用。苏黎世大学的 Thomas Fritz 教授对软件开发人员如何评价他们在各项活动中的生产力进行了深入研究。他的所有三项研究结果显示，超过一半的开发者认为自己参与的会议浪费了宝贵的时间。

有很多因素可能使会议参与者感到时间被浪费:无序的嘉宾名单、过于消极的参会人员，以及离题的会议参与者等。Otter.ai 与北卡罗来纳大学夏洛特分校的组织科学与管理学教授 Stephen G. Rogelberg 的研究发现，参加糟糕会议的开发者表示感到“沮丧”和“烦躁”。即使是本质上有价值的会议，如果管理不当，也可能让人觉得毫无意义。

他们在同一项研究中发现:开发者认为大约三分之一的会议是没必要的，他们希望取消参加这31% 的会议，但实际上只取消了14%。更糟糕的是，糟糕的会议不仅影响开发者对工作的态度，还给组织造成了巨大的成本支出，预计每年每名员工的成本为25，000美元。你可以使用计算器估算每场会议对你的公司的成本。这只考虑了会议的直接成本，而未考虑到它对开发者工作效率的影响。

会议往往不是独立进行的，通常会形成一连串的会议。微软的人类因素实验室发现，连续的会议会带来巨大压力 ，并使参会人员在会议中的表现下降。

根据研究，连续开会带来的压力并非只是主观感受。在一项研究中，14名志愿者参加了连续四次会议，或者在四次会议中每次都进行十分钟的冥想休息，期间都被要求戴上能测量脑波的 EEG 帽。结果显示，连续的会议使得压力逐渐积累，参与者的专注力随时间推移逐渐下降，参与度也随之减少。令人惊讶的是，参会者需要在时间紧张的情况下切换心态。会议之间的转换成为压力的主要来源之一，

这些压力和不良因素会对整个组织产生负面影响。在对20家制造业组织进行的研究中，德国布朗施魏格工业大学的 Simone Kauffeld 和阿姆斯特丹大学的 Nale Lehmann-Willenbrock 发现，糟糕的会议行为与市场份额缩水、创新能力降低和就业稳定性下滑有关。一个缺乏会议纪律的公司可能会发现，在财务状况逐渐恶化的同时，他们的优秀员工开始离职去寻找更好的工作环境。

综上所述，我们可能会对会议的必要性产生质疑。

等等，开会的必要性何在?

无论何时，安排会议的初衷都是为了更好地协作，而非给同事带来困扰。会议是企业中标准化的协作工具 ，致力于达成共识、做出决策、知识分享以及集思广益，它们是构建短期实践社区的桥梁。将所有相关人员聚集在一处，共同讨论问题。

一位匿名的制药业高管在《哈佛商业评论》中描述了领导层对会议的热衷:“在我们公司，大量的会议被视作是我们为构建包容性学习环境所需要付出的‘文化税’，我对此持接受态度。如果不开会的代价是更专制的决策、组织各级别的参与减少、以及个人间保持对齐和沟通机会的减少，那么我愿意时刻准备参加更多的会议。”

实际上，每个人都希望从工作中得到这些益处。我们可能会对过去那些作为开明独裁型 CEO 而被人推崇的领导者产生误解，但那些因其果断风格而受到赞誉的领导者，其实正是生存者偏差的完美例子。这些成功的独裁领导者也需要激励和启发他们的员工来完成他们决策背后的工作。如果你曾在坚决且固执的领导者的领导下工作，而他们只是简单地下达命令，而不是提供方向，你就能理解在没有协作文化的环境中工作的困难。

很多人将不参加会议， 甚至拒绝会议，视为一种侮辱。他们赞同那位神秘的制药业高管的观点:拒绝会议，就等于拒绝协作的机会。对于一些人来说，会议的内容或许能够通过邮件传达——只需告知需要完成的工作和简要的背景信息就足够了。但对另一部分人来说，他们更倾向于将会议看看作是理解某个想法的过程，通过与你——专家的协作，能够得到更好的解决方案。

在软件开发生命周期中，当协作最为重要的阶段——计划、设计和范围设定时，进行的会议往往最有价值。在这些时候，会议不再是将你从其他工作中抽离出来的行为， 会议是工作的一部分。如果没有将所有的利益方聚集在一起，共同决定下一步行动，那么工程组织可能会失去方向，没有目标地开发解决方案。

追寻更有效的会议策略（或者完全无需会议）

我们在谈到 “所有利益相关者” 以及 “下一步要做什么” 的时候，必须清楚明确。仅邀请真正需要参与的人来开会，可以提高会议的价值。Fritz 教授指出:“在我的研究中，我发现许多会议人数过多，但实际上只需一小部分人参与就足够。”“ 我认为，会议的关键在于思考谁真正需要参加会议，甚至审视我是否需要参与，营造出可以自我决定的氛围。”每位与会者都应明确了解下一步行动的安排。据调查，仅有56% 的参与者在离开会议时清楚他们需要做什么。

如果你必须开会，研究建议你要做好会议的管理，就像你管理其他项目一样。超过半数的 SurveyMonkey 参与者认为，有明确的议程和会议时间控制在较短范围内可以让会议更有效。所有参与者都可以通过直接、清晰的沟通，以及明确的决策路径来优化会议。尽管我们的沟通风格各异，但了解哪种风格最适合视频通话可以提高视频会议的效率。

Shopify 的会议改革带来了重要变化:将周三设为无会议日，并在周四预留一段时间用于50人以上的大型会议。Nejatian 在声明中表示，"连续的时间段是员工最宝贵的资源，我们给员工很大自由，他们能拒绝参与会议，去专注于最具价值的工作。”

有研究所示，会议间隙的休息非常有必要。他们还发现，无会议日可以提升团队的整体协作效率，这也是我们召开会议的初衷。Fritz 教授和他的学生们发现，如果一个开发者在一天中的会议超过两场，他们自我评估的工作效率就会下降。

当前的研究已经为减少会议数量提供了充分的理由。虽然会议在某些情况下确实必要，但限制会议的数量无疑能提升开发者的生活质量。Dropbox 采用一个称为 “3D 原则:决策、辩论和讨论” 的策略来判断何时应当召开会议，其中的决策、辩论和讨论都是需要协作才能完成的任务。其余的事务则可以通过其他途径来处理。

对于我们习惯开的会，需要探讨是否可以运用其他工具来替代。例如，传统的状态检查会议（如站立会议）需要每个人轮流汇报他们的项目状态，然而，如果公司真的愿意接受远程办公模式(更好的是，异步工作)，那么就有许多工具可以在不开启摄像头的情况下完成这项工作。甚至还有工具能够帮你自动更新工作进度。

对于那些提供远程办公选项的公司来说，寻找能够替代办公室工作状态方法，可以显著降低视频会议的需求。在公共平台上展示工作能帮助团队间分享信息，让每个人都能与公司的领域专家接触。更高的透明度可以减少会议的需求，从而建立信任，提升整体士气。

在疫情之后，随着更多的人选择远程办公，会议已成为我们默认的协作方式，这使得我们都感受到了巨大的压力，生产力降低，协作效率也受到了影响。

然而，仍有希望。只要我们认真分析，关心他人，并使用合适的工具，我们可以为真正有价值的事情举行会议，而不是让会议成为我们和我们的组织的负担。你无需完全清空日程，但寻找替代的协作方式必定能帮助我们提高工作效率。

原文链接:https://stackoverflow.blog/2023/04/12/are-meetings-making-you-less-productive/